Een inventaris is een goed gedocumenteerd overzicht van het roerend erfgoedbezit van een instelling. Een dergelijk document is onmisbaar om zicht te krijgen op de samenstelling en waarde van een collectie. Om goed voor een collectie te kunnen zorgen, is een eerste stap te weten wat er in huis is. 

Ook bij het afsluiten van een verzekering of het opstellen van een calamiteitenplan is het nodig om te weten wat de samenstelling en waarde is van de collectie.

Een inventaris bijhouden van de kerkcollectie is bovendien een verplichting binnen het eredienstendecreet, maar wordt niet uitgebreid gespecifieerd. Hierdoor zijn in de praktijk kerkinventarissen vaak helemaal niet uniform, niet actueel, niet professioneel opgesteld…

Kerkinventarissen zijn eveneens de basis om een toekomstvisie te kunnen ontwikkelen voor het kwetsbare erfgoed. Door het veranderende kerklandschap is het religieus erfgoed, en dus ook de kerkcollecties, aan sterke veranderingen onderhevig. Denk maar een neven- en herbestemmingen van kerken.

Het spreekt voor zich dat een inventaris handig is bij wetenschappelijk onderzoek.

Tot slot kan een inventaris ook de aanzet geven tot meer publieksontsluiting van de collectie.